نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری یگانه

نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری یگانه

نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری یگانه، نرم افزاری است متشکل از زیر سیستم های دبیرخانه، بایگانی و کارتابل تحت شبکه و وب ، که طراحی ظاهر کاربری آن مبتنی براستاندارد نرم افزار Windows می باشد که این موضوع کاربری راحت و آسان نرم افزار را خاطر نشان می سازد .
نرم افزار اتوماسیون اداری یگانه علاوه بر امکانات عمومی که در اغلب نرم افزارهای مشابه وجود دارد، دارای مزایایی است که آنرا از دیگر موارد مشابه متمایز می سازد و این امر شرکت نرم افزاری" یگانه " را مفتخر به خدمت رسانی به بیش از 1000 سازمان و شرکت در این مورد نموده است.

مشخصات کلی

(User Friendly): سهولت استفاده از نرم افزار با وجود برخورداری از امکانات پیشرفته
( Multi OA): امکان ایجاد و تعریف دبیرخانه به تعداد نامحدود روی یک سرور و بانک اطلاعاتی
امکان لحاظ تنظیمات خاص برای هر دبیرخانه به طور مستقل
(Distributed): امکان ارتباط چندین دبیرخانه مستقل و غیر متمرکز، از طریق شبکه های محلی یا سراسری
(Scalability) مقیاس پذیری: عدم وابستگی سرعت نرم افزار به تعداد دبیرخانه و تعداد و حجم نامه ثبت شده در بانک اطلاعاتی
دارای قدرت فراخوانی اطلاعات از بانک های اطلاعاتی دیگر و استفاده آن در نرم افزار
(Mail Server) : امکان ارسال و دریافت ایمیل های سازمانی و شخصی با هشدار دریافت ایمیل
(Fax Server) : امکان ارسال و دریافت اتوماتیک فکس

ظاهر کاربری(Interface)

دارای صفحات کاری زیبا ومنطبق با استاندارد¬ شرکت¬های نرم افزاری متداول دنیا (Microsoft)
طراحی سیستم بایگانی با الگو برداری از اصول به کار گرفته شده در سایت های پر طرفدار مانند
Gmail & Yahoo
امکان تنظیم مستقل امکانات نرم افزار برای هر کاربر مانند تنظیم فونت و رنگ فرم ها
امکان تعریف گروه های کاری جدا از هم، جهت ارسال نامه، ارجاع نامه، خبر و... به یک گروه خاص
امکان ایجاد بایگانی شخصی در کارتابل برای هر کاربر
امکان تعریف کلیدهای میانبر و کلمات پر استفاده
دارای راهنمای کامل فنی و کاربردی برای استفاده از نرم افزار به صورت PDF , chm
امکان ایجاد خبر و خبرنامه برای کاربران سازمان با هشدار دریافت خبر
امکان ایجاد زنجیره پیگیری نامه یا امور شخصی با سیستم هشدار دهنده جهت پیگیری به موقع کارها
( Message) : امکان ارسال و دریافت پیام متنی در میان کاربران با هشدار دریافت پیام

سطح دسترسی کاربران

امکان تنظیم سطح دسترسی برای کاربران با تفکیک منوهای نرم افزار، دبیرخانه های تعریف شده در نرم افزار ، قالب های نامه ، طبقه بندی نامه ها
(Log File) : امکان بررسی فعالیت کاربران توسط مدیر سیستم
(Role & Profile): دسترسی مدیر هر بخش به کارتابل کارمندان زیر دست بصورت درخت واره
امکان تعریف یک کاربر با دو سمت

گزارش گیری

امکان گرفتن هرگونه گزارش به صورت پارامتریک با سرعت بالا و قابل انتقال به Word & Excel
امکان تهیه گزارش از تمام مکاتبات در کلیه دبیرخانه ها
ارائه گزارش های آماری متنوع از مکاتبات به صورت عددی یا گرافیکی(ستونی، سطحی، دایره ای و ... )
امکان تعریف گزارش های دلخواه متناسب با نیازهای سازمان
امکان چاپ لیست ارجاعات و قابل انتقال به Word & Excel
دارای ابزارجستجوی پیشرفته با سرعت بالا و کاربری آسان
قابلیت جستجو در فایل های Word ، پیوست یا جستجوی مفهومی

گردش اطلاعات

امکان مرتبط نمودن هر نامه به یک پروژه ، موضوع یا یک سازمان
امکان ثبت نامه های داخلی همانند نامه های وارده و صادره
دارای امکانات فرم ساز(Form Generator): امکان تعریف و پیوست فرم های خاص مورد نیاز یک سازمان، به نامه های وارده، صادره، داخلی یا مدارک و اسناد
امکان گزارش گیری ازاطلاعات فرم های تعریف شده قابل انتقال به Word & Excel
امکان تنظیم سطوح دسترسی روی فرم های تعریف شده برای کاربران

بایگانی

امکان تعریف مراکز بایگانی مجزا برای هر دبیرخانه یا تعریف یک بایگانی مشترک برای چند دبیرخانه
امکان بایگانی نمودن فایل های پیوست به مکاتبات سال های گذشته به منظور بالا بردن سرعت سیستم
امکان تعریف زونکن و پوشه های بایگانی سازمانی و شخصی در کارتابل
امکان ثبت مستنداتی غیر از نامه مانند قراردادها، فاکتورها و...
امکان پیوست هر گونه فایل( متنی، صوتی، تصویری، نقشه و....) به مکاتبات

سایر امکانات

امکان درج مهلت پاسخگویی به نامه ها.
امکان استفاده از قلم نوری در کارتابل جهت پاراف روی نامه ها
امکان دسترسی آسان به نامه های عقب افتاده، جدید، ارجاع شده
امکان تعیین جانشین موقت برای کارتابل
امکان دسترسی به نامه های یک دوره زمانی مشخص، مورد نظر کاربر
دارای ویرایشگر تصاویر کارآمد
تعریف قالب های فایل های