نرم افزار مدیریت ارتباطات پروژه

نرم افزار مدیریت ارتباطات پروژه

امروزه یکی از نقاط ضعف سازمان های پروژه محور عدم مدیریت صحیح در ارتباطات پروژه می باشد.
تحقیقات نشان می دهد که بیش از 50% از زمانی که صرف مدیریت پروژه می گردد مربوط به ارتباطات درون پروژه ای می باشد.
یکی از مهمترین توانمندی های مدیران پروژه ، مدیریت ارتباطات صحیح در تمامی بخشهای پروژه می باشد.
آیا می توان با مدیریت بهتر ارتباطات در پروژه ، به بهره وری بالاتردر طول مدت انجام یک پروژه دست یافت؟
در شرکت هایی که انجام پروژه به طور کامل یا حتی انجام بخش هایی از یک پروژه در دستور کار قرار می گیرد ، مدیریت ارتباطات بین اجزاء ، افراد و شرکت های مرتبط ، حائز اهمیت می باشد. در این شرایط علاوه بر شخصیت های حقیقی و حقوقی ، پروژه هم یک شخصیت مستقل پیدا می کند و ارتباط تمام افراد ، بخش ها و سازمان ها با این شخصیت مستقل ، اهمیت بسیاری دارد. اساساً در این سیستم ، تمامی تعاملات و ارتباطات یک پروژه(باویژگیهای کاملاً مشخص وتعریف شده) قابل ثبت و پیگیری خواهد بود.
مجموعه این اطلاعات وقتی که در کنار اطلاعات پرسنل یک سازمان و تعاملات آن ها با مشتریان و ارتباطات با مشتریان قرار می گیرد این امکان را به مدیریت می دهد تا در هر پروژه به مجموعه ای ازتحلیل های اثربخش دست یافته و در نهایت با تکیه بر مستندات بتواند تصمیم های درست در جهت کاهش هزینه یا افزایش بهره وری را اتخاذ نمایید .
مزیت های استفاده از این نرم افزار در سازمان شما :
• کاهش هزینه های پروژه
• سرعت در ارتباطات پروژه
• دقت در انتقال اطلاعات یبن عوامل پروژه
• مستند سازی کلیه ارتباطات هر پروژه
2- تعریف پروژه ها :
فیلد های زیر برای ثبت هر پروژه قابل تعریف هستند:
1. کد پروژه
2. عنوان پروژه
3. وضعیت پروژه (شروع نشده ، در حال انجام ، تمام شده و ....) (قابل تعریف توسط کارب)
4.نوع پروژه (ساختمانی ، راه سازی ، سد سازی و...) (قابل تعریف توسط کاربر)
5.نوع ساختمان (قابل تعریف توسط کاربر)
6. نوع سقف(قابل تعریف توسط کاربر)
7.مکان انجام پروژه (کشور ، استان ، شهر ، منطقه)
8.فیلدهای ارتباطی پروژه (با قابلیت تعریف به هر تعداد نامحدود ) شامل :تلفن فکس و ...
.9 اهداف پروژه
10 . ، میزان اعتبار
.11 ، حجم بتون ریزی
.12 درصد پیشرفت (نمایش به شکل نموداری )
.13 رتبه بندی دستی
. 14 نحوه آشنایی
15 . گروه بندی
.16 تاریخ شروع
.17 تاریخ پایان پروژه
.18 تاریخ تحویل
.19 تعداد فاز پروژه
20 . تعداد واحد های پروژه
21 . توضیحات پروژه
22 . نوع خدمات و محصولات مورد نیاز پروژه
23 . خدمات و محصولات قابل پیشنهاد به پروژه
24 . تعریف کارشناس ویژه پروژه
.25 تعریف ریسکهای پروژه
26 . قابلیت ضمیمه فایل به پروژه
3- تعریف نقش های هر پروژه :
1. پرسنل خاص پروژه
2. کارفرما
3. پیمانکار
4. مشاورین
5. آزمایشگاه
6. سهامداران
7. و یا هر نقش دیگری که توسط کاربر تعریف شده باشد.
4- تعریف اشخاص :
ورود مشخصاتکلیه اشخاص حقیقی دخیل در پروژه شامل :
• کد شخص : به صورت اتوماتیک ثبت می‌گردد و البته قابل ویرایش توسط کاربر می‌باشد.
• پیشوند (دکتر ، مهندس ، ...)
• نام و نام خانوادگی
• کلیه اطلاعات تماسی به تعداد نامحدود اعم از تلفن و فکس ، موبایل ، ایمیل ، وب سایت ، آدرس
• روانشناسی شخص
• کشور ، استان ، شهر ، منطقه
• شماره شناسنامه
• کدملی
• وضعیت تاهل
• تاریخ تولد
• تاریخ ازدواج
• تصویر شخص
• نوع فعالیت: شامل کلیه فعالیت‌های اقتصادی انجام شده توسط وی
• رشته تحصیلی
• مدرک تحصیلی
• درآمد
• میزان اعتبار
• تعیین رنگ و آیکون (که یافتن و دسته‌بندی اشخاص راحت‌تر انجام خواهد گرفت)
• زبان‌های خارجه همراه با سطح هر یک
• رنگ مورد علاقه
• گواهینامه‌ها
• نحوه آشنایی
• تعیین اولویت : اشخاصی که میزان ارتباط با آن‌ها بیشتر است را در اولویت بالاتر قرار دهیم
• گروه‌بندی اشخاص به صورت شاخه‌ای و nسطحی
• رده‌بندی اشخاص در قالب رتبه‌بندی دستی ، تاریخ شروع و پایان این رتبه‌بندی
• تعیین فعال یا غیر‌فعال بودن
• تعیین کارشناس یا کارشناسان مرتبط با این شخص
• تعیین نقش‌های مختلف برای شخص
5-